海外展示会 出展準備チェックリスト【無料PDF】

海外展示会への出展が決まったものの、

• 何から準備を始めればよいのか分からない
• 出展直前になって準備漏れに気づきたくない
• 社内で準備状況を共有できるようにしたい

という企業も多いのではないでしょうか。

海外展示会では、ブースやカタログの準備だけでなく、展示品の輸送、商談資料、知的財産・情報管理、現地での営業体制など、出発前に確認しておくことが数多くあります。

そこでパコロアでは、海外展示会への出展前に確認しておきたい項目を「海外展示会 出展準備チェックリスト」として1枚のPDFにまとめました。

この記事では、チェックリストの内容に加えて、準備を始める順番や、海外展示会へ実際に持っていくと便利なものなども紹介します。

初めて海外展示会へ出展する企業はもちろん、準備漏れがないか最終確認したい企業も、ぜひご活用ください。

このチェックリストで確認できること

海外展示会では、出展の申し込みから現地入りまでに、さまざまな準備を並行して進める必要があります。

本チェックリストでは、その中でも特に事前確認が必要な項目を、次の3つの視点から整理しています。

• リスク管理と社内統制
• 貿易実務と商談資料の整備
• マーケティングと商談力の強化

たとえば、知的財産の確認、展示品の輸送方法、英文の見積書やPrice List、ブースで共有してよい情報の範囲、短い商談時間を有効活用するための準備などです。

海外展示会では、ブースを作り、英語のカタログを用意するだけでは十分ではありません。

現地で商談の機会を逃さないためにも、出発前に準備状況を一度整理し、抜けている項目がないか確認しておきましょう。

本チェックリストは1枚にまとめているため、出展準備の初期段階だけでなく、出発前の最終確認や社内での進捗共有にもご利用いただけます。

海外展示会の出展準備はいつから始める？

海外展示会の準備は、できれば開催の6か月以上前から始めるのがおすすめです。

特に海外展示会では、国内展示会とは異なり、展示品の国際輸送や渡航手配、英文資料の作成などに時間がかかります。

準備する主な項目には、次のようなものがあります。

• 出展する展示会と出展目的の決定
• ブース位置・小間数の確保
• 展示品やデモ内容の決定
• 展示品の国際輸送・通関方法の確認
• ブースデザイン・施工会社の手配
• 英文カタログ・価格表・商談資料の準備
• 通訳や現地スタッフの手配
• 航空券・ホテルなどの渡航手配
• 商談相手への事前アプローチ
• 展示会後のフォロー方法の決定

すべてを同時に始める必要はありません。

まず「何のために出展するのか」「誰と商談したいのか」を決め、その目的に合わせて展示品、ブース、営業資料、現地での対応方法を順番に準備していきます。

開催直前になってからでは変更できないものもあるため、早い段階で準備項目と担当者、期限を一覧にしておくと進めやすくなります。

海外展示会へ持っていくと便利なもの

海外展示会では、商談資料や展示品だけでなく、現地で数日間働くことを想定した準備も必要です。

展示会期間中は朝から夕方まで会場に立ち、その前後には設営や撤去、社内ミーティング、取引先との会食などが入ることもあります。

日本では簡単に手に入るものが現地では見つからなかったり、ホテル周辺に店がなかったりすることもあるため、必要になりそうなものは日本から持参しておくと安心です。

日本から持っていくと助かる食品

展示会期間中は外食が続いたり、帰りが遅くなって食事を取れなかったりすることがあります。

そんなときに便利なのが、お湯だけで食べられるフリーズドライ食品やインスタント食品です。

慣れない食事が続いたときにも、日本から持参した味噌汁やスープなどがあると簡単に食事を補えます。

電気ケトル

ホテルによっては、客室に電気ケトルがないことがあります。

フリーズドライ食品や温かい飲み物を利用する予定なら、海外の電圧に対応した小型の電気ケトルがあると便利です。

持参する電化製品は、渡航先の電圧やコンセント形状に対応しているか事前に確認しておきましょう。

入浴剤など疲労回復に役立つもの

海外展示会では、普段以上に歩いたり長時間立ち続けたりするため、想像以上に疲れます。

ホテルにバスタブがある場合は、普段使っている入浴剤などを少量持参しておくのも一つです。

そのほか、テーブルや備品を拭くためのウェットティッシュ、常備薬、使い慣れたケア用品など、現地で探すより日本から持っていった方がよいものは、出発前にまとめておきましょう。

こうしたものは展示会そのものに必要な備品ではありませんが、数日間の海外出張を無理なく乗り切るための準備の一つです。

会社として必要な出展準備とあわせて、現地で働くスタッフ自身の準備も確認しておきましょう。

海外展示会は「準備の順番」で成果が変わる

海外展示会では、ブースデザインやカタログ制作など、目に見える準備から始めたくなります。

しかし、その前に整理しておきたいのが、展示会で何を達成したいのかという出展目的です。

たとえば、

• どの市場・顧客を狙うのか
• どの商品・サービスを提案するのか
• 展示会で何を確認できれば成果とするのか
• 獲得した見込み客を誰がフォローするのか

といった点です。

ここが決まっていれば、必要な展示品や資料、ブースでの説明内容、スタッフ配置なども決めやすくなります。

反対に、目的が曖昧なまま準備を進めると、ブースや資料は完成していても、「誰に何を提案する展示会なのか」が分からない状態になりかねません。

海外展示会は、出展すること自体が目的ではなく、その後の商談や海外販路の開拓につなげるための営業活動です。

まず目的とターゲットを整理し、そこから必要な準備を逆算していきましょう。

海外進出そのものについて何から整理すべきか迷っている場合は、こちらの記事も参考にしてください。

→ 海外進出を検討するとき、中小企業は何から整理すべきか？【判断整理ガイド①】

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