海外展示会の出展支援サービスとは？依頼できる内容と選び方を解説

海外展示会への出展を検討しているものの、

・何から準備を始めればよいかわからない
・出展支援会社へ依頼すべきか迷っている
・ブース施工だけで十分なのか判断できない

と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

海外展示会では、展示会の選定、出展申込み、主催者とのやり取り、ブース企画、輸送、現地対応、さらには会期中・会期後の営業活動まで、数多くの業務が発生します。

また、海外展示会の支援会社といっても、出展準備や現地手配を中心に支援する会社もあれば、展示会を海外販路開拓全体の一工程として捉え、市場調査や営業戦略、出展後の販路開拓まで支援する会社もあります。

そのため、自社が何を目的に海外展示会へ出展するのかを整理した上で、支援会社を選ぶことが重要です。

本記事では、海外展示会の出展支援サービスで依頼できる内容や、支援会社選びで確認したいポイントについて解説します。

【こんな企業様におすすめです】

• 出展後の営業活動まで見据えて準備したい
• 初めて海外展示会へ出展する
• 出展支援会社を探している
• ブース施工だけでよいのか迷っている
• 展示会を海外販路開拓につなげたい

海外展示会の出展支援サービスとは

海外展示会への出展を検討し始めると、「出展支援」「海外展示会サポート」「海外進出コンサルティング」など、さまざまなサービスを目にします。

しかし、これらのサービス内容は会社によって大きく異なります。

例えば、展示会への出展申込みや主催者とのやり取り、ブース施工、輸送手配など、出展に必要な実務を中心に支援する会社もあれば、展示会を海外販路開拓全体の一工程として位置付け、市場調査や営業戦略、出展後の販路開拓まで支援する会社もあります。

そのため、まずは自社が、

・出展準備や現地対応をサポートしてほしいのか
・展示会を活用して海外販路を開拓したいのか
・その両方を求めているのか

を整理した上で、支援会社を選ぶことが重要です。

ここでは、海外展示会の出展支援会社と海外進出コンサル会社の違いについて見ていきましょう。

出展支援会社とは

海外展示会の出展支援会社とは、展示会への出展に必要な実務をサポートする会社です。

具体的には、展示会への申込み、主催者とのやり取り、出展マニュアルの確認、ブース施工会社との調整、輸送手配、通訳手配、現地でのトラブル対応など、出展に伴うさまざまな業務を支援します。

特に海外展示会では、主催者や施工会社とのやり取りが英語で行われることも多く、限られた社内リソースだけで準備を進めることが難しいケースも少なくありません。

そのため、海外展示会への出展経験が少ない企業や、社内に英語対応できる人材がいない企業にとって、出展支援会社は心強いパートナーとなります。

ただし、出展支援会社によって対応範囲は異なります。出展準備や現地対応を中心とする会社もあれば、展示会を活用した海外販路開拓まで支援する会社もあります。

次に、海外展示会の出展支援会社と海外進出コンサル会社の違いを見ていきましょう。

出展支援会社と海外進出コンサル会社の違い

海外展示会の支援会社には、出展に必要な実務を中心にサポートする会社もあれば、展示会を海外販路開拓全体の中で位置付け、営業戦略や市場選定まで支援する会社もあります。

どちらが優れているということではなく、自社が何を目的に海外展示会へ出展するのかによって、選ぶべきパートナーは異なります。

例えば、

• 海外展示会への出展が決まっており、出展準備や現地対応をサポートしてほしい
• 主催者や施工会社との英語対応を任せたい

という場合は、出展支援会社が適しているケースが多いでしょう。

一方、

• どの国・どの展示会へ出展すべきか分からない
• 展示会を確実に海外販路開拓につなげたい
• 出展後の営業活動まで含めて設計したい

という場合は、海外進出コンサル会社への相談が適している場合もあります。

それぞれの違いをまとめると、以下のようになります。

海外展示会でよくある課題

海外展示会は、日本国内の展示会と比べて、準備の進め方や関係者とのやり取りが大きく異なります。

特に初めて出展する場合、展示会への申込み方法、主催者との連絡、出展マニュアルの確認、ブース装飾、展示品の輸送、通訳手配など、どこから対応すべきか分かりにくい場面が多くあります。

また、日本語で対応してくれる代理店や事務局がある場合でも、すべての準備を任せられるわけではありません。

提供される情報は、あくまで出展手続きや運営上の案内が中心であり、どのように商談につなげるか、会期中に何を確認するか、出展後の営業活動をどう進めるかまでは、自社で考える必要があります。

海外展示会で成果を出すには、単に出展準備を進めるだけでなく、展示会を海外販路開拓の一部として設計する視点が欠かせません。

ここでは、海外展示会で特につまずきやすい課題を整理します。

海外主催者へ直接申し込む場合は英語の実務対応が必要

海外展示会へ出展する場合、主催者へ直接申し込むケースでは、出展準備に関する多くのやり取りを英語で行う必要があります。

例えば、

• 出展申込書の提出
• 出展マニュアルの確認
• ブース装飾や電気工事の申請
• 展示品の搬入・搬出手続き
• 主催者からの問い合わせへの対応

など、展示会開催までに数か月にわたって連絡が続くことも珍しくありません。

特に海外の展示会主催者は、日本の展示会と比べて回答が簡潔な場合も多く、「何をどこまで自社で準備すべきか」が分かりにくいこともあります。

また、出展マニュアルは数十ページから数百ページに及ぶこともあり、内容を十分に理解しないまま準備を進めると、追加費用や当日のトラブルにつながる可能性があります。

海外展示会への出展経験が少ない企業の場合は、英語での実務対応を含めてサポートできる支援会社を活用することで、準備をスムーズに進めやすくなります。

日本語対応の代理店や事務局があっても情報が十分とは限らない

海外展示会の中には、日本国内の代理店や日本語対応の事務局を通じて出展申込みができるものもあります。

この場合、出展申込みや基本的なスケジュール、必要書類などについて日本語で案内を受けられるため、初めて出展する企業にとっては安心感があります。

一方で、提供される情報は、出展手続きや運営上の案内が中心となることが一般的です。

例えば、

• 自社に最適なブース仕様は何か
• どのような訴求内容にするべきか
• 会期中に何を確認すべきか
• 商談につながる来場者をどう見極めるか

といった、販路開拓に関わる内容まではサポート対象外です。

そのため、日本語で対応してもらえるからといって、出展準備をすべて任せられるわけではない点には注意が必要です。

展示会で何を検証し、どのような成果を目指すのかについては、自社で整理しておくことが重要です。

出展準備がブースや渡航手配に偏りやすい

海外展示会への出展が決まると、多くの企業は、ブース装飾、展示品の輸送、航空券やホテルの手配など、目の前の準備に追われることになります。

特に初めての出展では、限られた時間の中で数多くのタスクをこなさなければならないため、どうしても「出展すること」自体が目的になってしまいがちです。

しかし、本来の目的は展示会に出展することではなく、海外販路を開拓することです。

例えば、

• どのような来場者と商談したいのか
• 何を確認できれば出展成功といえるのか
• 展示会でどの販売仮説を検証するのか
• 商談につながりそうな企業をどのように見極めるのか

といった点まで事前に整理しておかなければ、展示会終了後に「名刺は集まったが、何が成果だったのか分からない」という状況になりかねません。

海外展示会では、出展準備と並行して、営業戦略や商談計画についても検討しておくことが重要です。

会期中の商談対応と即時フォローまで設計できていない

海外展示会では、会期中の来場者対応が成果を大きく左右します。

しかし実際には、ブース対応に追われ、来場者との会話内容や商談の進捗を十分に整理できないまま会期を終えてしまう企業も少なくありません。

特に海外展示会では、来場者の関心度や商談の優先順位をその場で見極め、迅速に次のアクションへつなげることが重要です。

例えば、

• すぐにオンライン商談を設定したい企業
• 詳細資料の送付を希望する企業
• 代理店候補として継続的に関係構築したい企業

など、来場者によって対応方法は異なります。

また、海外では意思決定のスピードが日本より速いケースも多く、展示会会期中に追加資料を送付したり、次回面談の日程調整を行ったりすることも珍しくありません。

そのため、展示会終了後にまとめてフォローするのではなく、会期中からフォローを開始することが重要です。

展示会を単なる名刺交換の場で終わらせないためにも、会期前の段階から、誰がどのように商談内容を記録し、どのタイミングでフォローするのかを決めておく必要があります。

海外展示会支援会社に依頼できる内容

海外展示会の支援会社に依頼できる内容は、会社によって大きく異なります。

出展準備や現地対応を中心に支援する会社もあれば、展示会を海外販路開拓全体の中で位置付け、営業戦略や出展後のフォローまで支援する会社もあります。

そのため、まずは自社がどこに課題を抱えているのかを整理し、必要な支援内容を明確にすることが重要です。

ここでは、海外展示会支援会社へ依頼できる主な内容を、出展前、会期中、会期中・会期直後の3つに分けて紹介します。

出展前に依頼できること

海外展示会では、会期が始まる数か月前から準備が始まります。

特に初めて出展する企業の場合、何から着手すべきか分からず、準備が後手に回ってしまうケースも少なくありません。

海外展示会支援会社では、主に以下のような出展前業務をサポートしています。

【展示会選定】

世界中で開催される展示会の中から、自社の商品やターゲット顧客に適した展示会を選定します。

【出展申込み・主催者対応】

出展申込み、各種申請、出展マニュアルの確認、主催者との連絡など、英語での実務対応を支援します。

【スケジュール管理】

出展までの準備項目を整理し、必要なタスクや期限を管理します。

【ブース企画・施工会社との調整】

ブースコンセプトの検討や施工会社との調整、展示パネルや販促物の制作を支援します。

【展示品輸送・通関準備】

展示品の輸送方法や必要書類を確認し、スムーズに会場へ搬入できるよう準備を進めます。

【営業準備】

ターゲット顧客の整理、提案資料の準備、商談トークの練習など、会期中の営業活動に向けた準備を行います。

海外展示会では、出展準備そのものだけではなく、「誰に何を提案するのか」を事前に整理しておくことが、成果につながる重要なポイントとなります。

会期中に依頼できること

海外展示会では、会期中の対応が商談成果を大きく左右します。

しかし、実際にはブース対応に追われ、十分なヒアリングができなかったり、商談内容の記録が不十分だったりするケースも少なくありません。

海外展示会支援会社では、会期中の業務について、主に以下のようなサポートを提供しています。

【ブース設営・撤去対応】

ブースの設営・撤去時には、施工会社や主催者との調整が発生します。現地で予期しないトラブルが発生した場合には速やかに対応を行います。

【主催者・施工会社との現地対応】

追加備品の手配や電気工事に関する相談など、会期中も主催者や施工会社とのやり取りが発生することがあります。

英語でのコミュニケーションを支援することで、出展企業は商談に集中しやすくなります。

【通訳・商談サポート】

商談通訳の手配だけでなく、企業によっては、会期中の商談同席やヒアリング支援を行う場合もあります。

【来場者情報の整理】

会期中に獲得した名刺や商談内容を整理し、優先順位を付けることで、その後の営業活動につなげやすくなります。

海外展示会では、ブースに立つこと自体が目的ではありません。限られた会期の中で、どの企業と継続的な関係を築くべきかを見極めることが重要です。

出展後に依頼できること

海外展示会では、会期終了後の営業活動が成果を左右します。

展示会で獲得した名刺や商談情報を整理し、優先順位を付けた上で、継続的にフォローを行う必要があります。

ただし、実際には通常業務へ戻る中で、十分なフォローができない企業も少なくありません。

海外展示会支援会社では、主に以下のような出展後支援を提供しています。

【リード情報の整理と優先順位付け】

会期中に獲得した名刺や商談内容を整理し、有望顧客、代理店候補、情報収集先などに分類します。

【追加資料の送付・オンライン商談設定】

会期中に関心を示した企業へ追加資料を送付し、オンライン商談の日程調整を行います。

【代理店候補との継続交渉】

代理店候補や販売パートナー候補との継続的なコミュニケーションを支援します。

【展示会結果の振り返りと次回戦略の立案】

来場者の反応や商談内容を分析し、販売仮説の見直しや次回出展に向けた改善策を整理します。

なお、海外展示会では、会期終了後に初めてフォローを始めるのではなく、会期中から商談内容を整理し、優先順位を付けながら次のアクションを進めることが重要です。

展示会は一度出展して終わりではなく、その後の営業活動を通じて初めて販路開拓につながります。

海外展示会の支援会社選びで確認したいポイント

海外展示会の支援会社を選ぶ際は、単に「何をやってくれるか」だけでなく、「どこまで伴走してくれるか」を確認することが重要です。

支援会社によって、対応範囲や得意分野は大きく異なります。

例えば、出展申込みや現地対応などの実務支援を得意とする会社もあれば、市場調査や営業戦略の立案、出展後の販路開拓まで支援する会社もあります。

また、海外展示会は出展すること自体が目的ではなく、海外販路開拓につなげることが目的です。

そのため、自社が海外展示会で何を実現したいのかを整理した上で、適切なパートナーを選ぶことが重要になります。

ここでは、支援会社を選ぶ際に確認しておきたいポイントを紹介します。

出展手続き中心か、販路開拓まで対応するか

海外展示会の支援会社を選ぶ際、最初に確認したいのが、支援範囲です。

支援会社によっては、出展申込み、主催者とのやり取り、ブース施工会社との調整、輸送手配など、出展に必要な実務を中心にサポートしている場合があります。

一方で、展示会を海外販路開拓全体の中で位置付け、市場調査、営業戦略の立案、出展後の営業活動まで支援している会社もあります。

どちらが良いということではなく、自社が何を目的に海外展示会へ出展するのかによって、必要な支援内容は異なります。

例えば、

• 海外展示会への出展が決まっており、準備や現地対応をサポートしてほしい
• 社内で営業戦略や海外営業体制はすでに整っている

という場合は、出展実務を中心とした支援でも十分かもしれません。

一方、

• どの市場や展示会を選ぶべきか分からない
• 展示会を海外販路開拓につなげたい
• 出展後の営業活動まで見据えて進めたい

という場合は、販路開拓まで含めて支援できる会社を選ぶ方が成果につながりやすいでしょう

海外ビジネスの実務経験があるか

海外展示会では、出展準備だけでなく、現地での商談や出展後の営業活動まで見据えて進める必要があります。

そのため、支援会社を選ぶ際は、海外ビジネスの実務経験があるかどうかを確認することが重要です。

例えば、

• 海外企業との商談経験があるか
• 代理店開拓や販路開拓の実績があるか
• 海外顧客との契約交渉や取引経験があるか
• 出展後の営業活動まで支援できるか

といった点は、事前に確認しておくとよいでしょう。

海外展示会では、会期中に想定していなかった質問や商談機会が発生することも少なくありません。

その場でどのような情報を確認すべきか、どこまで回答するべきか、どの企業を優先的にフォローすべきかといった判断には、海外ビジネスの実務経験が大きく影響します。

展示会の運営経験だけではなく、実際に海外販路開拓を行った経験を持つ支援会社であれば、より実践的なアドバイスを受けられる可能性があります。

会期中の商談対応まで相談できるか

海外展示会では、どのような来場者と商談し、何を確認し、どのように次のアクションにつなげるかによって成果が大きく変わります。

しかし、支援会社によっては、出展準備や現地手配までをサポート範囲としており、会期中の商談対応については出展企業に任せるケースもあります。

そのため、支援会社を選ぶ際は、会期中の商談対応についてどこまで相談できるのかを確認しておくことが重要です。

例えば、

• 来場者からどのような情報を聞き出すべきか
• 商談内容をどのように記録するか
• 有望顧客と情報収集目的の来場者をどう見極めるか
• どのタイミングで価格や詳細情報を提示するか
• 会期中にどのようなフォローを行うべきか

といった内容は、事前に整理しておくことで、会期中の対応品質を高めることができます。

特に初めて海外展示会へ出展する企業の場合、商談対応の進め方を事前に相談できる支援会社を選ぶことで、展示会をより効果的に活用しやすくなります。

自社の商品・業界に合わせて展示会を選べるか

海外展示会は世界中で開催されており、同じ業界でも国や地域によって来場者層や商談スタイルが大きく異なります。

そのため、支援会社を選ぶ際は、自社の商品や業界に適した展示会を提案できるかどうかを確認することが重要です。

例えば、

• 新規代理店の開拓を目的とするのか
• エンドユーザーの反応を確認したいのか
• ブランド認知向上を目指すのか
• 既存顧客との関係強化を目的とするのか

によって、選ぶべき展示会は変わります。

また、同じ「食品展示会」「機械展示会」であっても、地域によって来場者の属性や商談の質、商流が異なるため、単純に規模が大きい展示会を選べばよいとは限りません。

過去の出展実績や海外営業経験を踏まえ、自社の目的やターゲット顧客に合わせて展示会を提案できる支援会社であれば、出展後の成果にもつながりやすくなります。

展示会を選ぶ際は、「どの展示会が有名か」ではなく、「自社が何を実現したいのか」という視点から検討することが重要です。

出展後の営業活動まで見据えているか

海外展示会は、出展した時点で成果が決まるわけではありません。

むしろ、展示会で出会った企業との関係構築や営業活動は、会期終了後から本格的に始まります。

そのため、支援会社を選ぶ際は、出展後の営業活動まで見据えているかどうかを確認することが重要です。

例えば、

• 会期中に獲得したリードをどのように整理するのか
• どの企業を優先してフォローするのか
• いつ、どのような方法で追加資料を送るのか
• オンライン商談や現地訪問をどのように進めるのか

といった内容について、あらかじめ計画を立てておく必要があります。

また、海外展示会では、来場者の反応や商談内容をもとに、販売仮説やターゲット市場を見直すことも少なくありません。

展示会を単発のイベントとして終わらせるのではなく、出展後の営業活動や次回の施策につなげていくことで、初めて海外販路開拓へと発展していきます。

支援会社を選ぶ際は、出展準備だけではなく、その後の営業活動まで含めて伴走できるかという視点で検討するとよいでしょう。

パコロアが考える海外展示会成功の条件

パコロアでは、海外展示会は単独のイベントではなく、海外販路開拓全体の一工程であると考えています。

展示会へ出展すること自体が目的ではありません。

重要なのは、

• どの市場を狙うのか
• 誰に販売したいのか
• 展示会で何を検証するのか
• 出展後にどのような営業活動を行うのか

を事前に整理した上で出展することです。

実際には、出展準備や現地対応に追われる中で、営業戦略や会期中の商談設計まで十分に検討できない企業も少なくありません。

その結果、

「名刺はたくさん集まったが、その後の営業活動につながらない」

「展示会へ出展したものの、何が成果だったのか分からない」

という状態で終わってしまうケースもあります。

海外展示会を成果につなげるためには、出展前の仮説設計、会期中の商談対応、会期中から始まる営業フォロー、そして出展後の継続的な営業活動まで、一連の流れとして設計することが重要です。

展示会は、海外販路開拓のスタート地点です。

出展をきっかけに、海外市場で継続的なビジネスを構築していくという視点を持つことで、海外展示会への投資効果を高めることができるでしょう。

【こんな企業様へ】

• 初めて海外展示会へ出展するため、何から準備すればよいか分からない
• 自社に合った海外展示会を選びたい
• 主催者や施工会社との英語でのやり取りに不安がある
• ブース施工だけではなく、海外販路開拓まで見据えて出展したい
• 会期中の商談対応や営業フォローまで設計したい
• 展示会をきっかけに海外市場で継続的な取引につなげたい

パコロアでは、海外展示会への出展を単独のイベントとしてではなく、海外販路開拓全体の一工程として捉えています。

展示会選定、出展準備、商談設計、会期中の対応、出展後の営業活動まで、企業ごとの状況に合わせて実務ベースでサポートしています。

「自社にとって海外展示会が最適な手法なのか分からない」

「どのように進めれば成果につながるのか整理したい」

という場合は、お気軽にご相談ください。