海外展示会の出展支援サービスとは？依頼できる内容と選び方を解説

海外展示会への出展を検討しているものの、

・何から準備を始めればよいか分からない
・出展支援会社へ依頼すべきか迷っている
・ブース施工だけで十分なのか判断できない
・展示会後の営業活動まで考えられていない

と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

海外展示会では、展示会の選定、出展申込み、主催者とのやり取り、ブース企画、輸送、現地対応、さらには会期中・会期後の営業活動まで、多くの業務が発生します。

また、海外展示会の支援会社といっても、出展準備や現地手配を中心に支援する会社もあれば、展示会を海外販路開拓全体の一工程として捉え、出展後の営業活動まで支援する会社もあります。

そのため、自社が何を目的に海外展示会へ出展するのか、また、どこまで支援を必要としているのかを整理した上で、パートナーを選ぶことが重要です。

本記事では、海外展示会の出展支援サービスで依頼できる内容や、支援会社選びで確認したいポイントについて解説します。また、展示会を海外販路開拓につなげるために、事前に整理しておきたい考え方についてもご紹介します。

【こんな企業様におすすめです】

• 初めて海外展示会へ出展する
• 出展支援会社を探している
• ブース施工だけでよいのか迷っている
• 出展後の営業活動まで見据えて準備したい
• 展示会を海外販路開拓につなげたい
• 自社にとって海外展示会が適切な手法なのか整理したい

海外展示会の出展支援サービスとは

海外展示会への出展を検討し始めると、「出展支援」「海外展示会サポート」「海外進出コンサルティング」など、さまざまなサービスを目にします。

しかし、これらのサービス内容は会社によって大きく異なります。

例えば、展示会への出展申込みや主催者とのやり取り、ブース施工、輸送手配など、出展に必要な実務を中心に支援する会社もあれば、

展示会を海外販路開拓全体の一工程として位置付け、市場調査や営業戦略、出展後の営業活動まで支援する会社もあります。

また、企業によって抱えている課題もさまざまです。

• 海外展示会への出展自体が初めてで、準備を進めたい企業
• 展示会は決まっているが、何を準備すべきか整理できていない企業
• 展示会をきっかけに海外販売を進めたい企業
• そもそも海外展示会が自社に適した手法なのか判断できていない企業

など、状況によって必要な支援内容は異なります。

そのため、まずは自社が、

• 出展準備や現地対応をサポートしてほしいのか
• 展示会後の営業活動まで見据えて進めたいのか
• 目標は海外事業化で、展示会は１つの手段に過ぎないのか

を整理した上で、支援会社を選ぶことが重要です。

ここでは、海外展示会の出展支援会社と海外進出コンサル会社の違いについて見ていきましょう。

出展支援会社とは

海外展示会の出展支援会社とは、展示会への出展に必要な実務をサポートする会社です。

具体的には、

• 展示会への申込み
• 主催者とのやり取り
• 出展マニュアルの確認
• ブース施工会社との調整
• 展示品の輸送手配
• 通訳手配
• 現地でのトラブル対応

など、出展に伴うさまざまな業務を支援します。

特に海外展示会では、主催者や施工会社とのやり取りは英語で行われますので、限られた社内リソースだけで準備を進めることが難しいケースも少なくありません。

そのため、

• 海外展示会への出展経験が少ない企業
• 社内に英語対応できる人材がいない企業
• 短期間で出展準備を進める必要がある企業

にとって、出展支援会社は心強いパートナーとなります。

一方で、海外展示会では「出展すること」そのものが目的ではありません。

どのような海外企業へ提案したいのか、展示会で何を確認したいのか、展示会後にどのような営業活動を行うのか、まで整理できていなければ、出展後の成果は見込めません。

そのため、出展支援会社によっては、出展準備や現地対応だけでなく、展示会を活用した海外販路開拓まで支援しているケースもあります。

次に、海外展示会の出展支援会社と海外進出コンサル会社の違いを見ていきましょう。

出展支援会社と海外進出コンサル会社の違い

海外展示会の支援会社には、出展に必要な実務を中心にサポートする会社もあれば、

展示会を海外販路開拓全体の中で位置付け、市場選定や営業戦略の設計まで支援する会社もあります。

自社がどの段階にあり、何を実現したいのかによって、選ぶべきパートナーは異なります。

例えば、

• 海外展示会への出展がすでに決まっている
• 主催者や施工会社とのやり取りを任せたい
• 出展準備や現地対応を効率的に進めたい

という場合は、出展支援会社が適しているケースが多いでしょう。

一方、

• どの国・どの展示会へ出展するのがベストか分からない
• できるだけ初回出展から海外販路開拓につなげたい
• 出展後の営業活動まで含めて設計しておきたい
• 海外販売をどう進めるのが事業化への最短距離になるか知りたい

という場合は、海外進出コンサル会社への相談が適しています。

しかし、実際には、「展示会へ出展したい」と考えているものの、

• 自社にとって展示会が最適な手法なのか分からない
• 誰が展示会後の営業活動を担うのか決まっていない
• 海外販売をどのように事業化するか社内整理できていない

という企業も少なくありません。

そういった企業は、単に展示会の準備を支援してもらうだけでなく、自社が海外市場で何を実現したいのかという視点からパートナーを選ぶことが重要になってきます。

それぞれの違いをまとめると、以下のようになります。

海外展示会では「出展」と「新規開拓」は別プロジェクト

海外展示会への出展が決まると、多くの企業は、ブース装飾、展示品の輸送、航空券やホテルの手配、主催者とのやり取りなど、目の前の準備に追われることになります。

特に初めての出展では、想像以上に多くの準備が必要となるため、「まずは無事に出展すること」が目標になってしまうケースも少なくありません。

しかし、海外展示会では、「出展すること」と「新規顧客を開拓すること」は別のプロジェクトです。

ブースを作り、展示会へ出展したからといって、自動的に新規開拓ができるわけでも、代理店や顧客とつながれるわけでもありません。

むしろ実際には、

• 現地での顧客候補、可能性のある流通はどれか
• ブース内トークでは何を確認できれば出展成功なのか
• どのような企業を継続フォローすべきのか
• 展示会後にどのように案件化するのか

といった営業面での準備の有無が、成果を大きく左右します。

そのため、海外展示会では、「出展準備」と「新規開拓の準備」を分けて考えることが重要です。

ここでは、多くの企業がつまずきやすいポイントを整理します。

海外展示会は想像以上に準備が多い

海外展示会では、出展申込み、主催者とのやり取り、出展マニュアルの確認、ブース施工、輸送手配、通訳手配など、多くの実務が発生します。

また、海外主催者とのやり取りが英語となるケースも多く、出展マニュアルも数十〜数百ページに及ぶことがあります。

そのため、初めて海外展示会へ出展する企業では、「何をどこまで自社が準備すればよいのか分からない」という状況になりやすく、出展支援会社を活用する企業も少なくありません。

ただし、こうした準備は、あくまで「展示会へ出展するための準備」です。これだけでは、新規顧客開拓にはつながりません。

展示会で成果を出すための準備は「別に」必要

海外展示会では、

「ブースに立っていれば問い合わせが来る」
「来場者と話せば案件になる」

と考えてしまう企業も少なくありません。

しかし実際には、展示会にブ－スを出展するだけで商談が成立するケースはそれほど多くありません。

例えば、

• どのような課題を持つ企業へ提案ができるのか
• なぜ自社がその企業の課題を解決できると言い切れるのか
• どのような質問を行い、何を確認することで、海外企業を納得させられるのか
• 会期後にどのような順番でどうフォローするか

までを事前に整理した上で、ブースで営業をしなければ、「名刺はたくさん集まったが、具体的な案件にはならなかった」という結果になりがちです。

海外展示会は、単なるPRイベントではなく、新規開拓のための営業活動の一部です。

そのため、ブースや輸送などの出展準備だけでなく、「商談・フォロー・案件化までを含めて準備しておく」ことが重要になります。

海外展示会支援会社に依頼できる内容

海外展示会の支援会社に依頼できる内容は、会社によって大きく異なります。

大きく分けると、出展申込み、ブース施工、輸送、現地運営などの「出展実務」を中心に支援する会社と、展示会選定、営業準備、商談対応、出展後のフォローなどの「海外販路開拓」まで支援する会社があります。

出展実務と新規開拓は異なる業務であり、すべての支援会社が両方に対応しているわけではありません。また、通訳や商談支援など、同じ名称であっても、会社によって対応範囲が異なる場合があります。

ここでは、それぞれの会社へ依頼できる主な内容を紹介します。

出展実務を中心とする支援会社に依頼できること

出展実務を中心とする支援会社は、海外展示会へ出展するために必要な申請、手配、設営、現地対応などを支援します。

主な支援内容は、以下のとおりです。

【出展申込み・主催者対応】

出展申込み、各種申請、出展マニュアルの確認、主催者との連絡など、出展に必要な実務を支援します。

【スケジュール管理】

申請、ブース施工、展示品輸送、搬入・搬出など、出展までに必要な準備項目と期限を管理します。

【ブース企画・施工会社との調整】

ブースのデザインや仕様を検討し、施工会社との調整、展示パネル、什器、照明、電気工事などの手配を行います。

【展示品輸送・通関準備】

展示品の輸送方法や必要書類を確認し、国際輸送、通関、会場への搬入・搬出を支援します。

【販促物・備品の手配】

展示パネル、カタログ、ノベルティ、什器、モニター、通信環境など、会期中に必要な販促物や備品を手配します。

【通訳者・現地スタッフの手配】

商談通訳、受付スタッフ、説明員など、ブース運営に必要な人員を手配します。

【ブース設営・撤去対応】

施工会社や主催者と調整し、ブースの設営、展示品のセットアップ、会期終了後の撤去を支援します。

【主催者・施工会社との現地対応】

追加備品の手配、電気工事、施工上の修正など、設営時や会期中に発生する主催者・施工会社とのやり取りに対応します。

このような会社は、海外展示会へ出展するために必要な物理的・事務的な準備と、現地での運営支援を主な業務としています。

海外販路開拓まで支援する会社に依頼できること

海外販路開拓まで支援する会社は、展示会を新規顧客や代理店の開拓機会として活用するための営業面を支援します。

主な支援内容は、以下のとおりです。

【市場調査・展示会選定】

対象市場、商品、ターゲット顧客、出展目的などを踏まえ、出展候補となる展示会を調査・選定します。

【ターゲット顧客・提案内容の整理】

どのような企業へ何を提案するのかを整理し、展示会で訴求する商品、用途、強みなどを明確にします。

【営業資料・商談内容の準備】

英語の会社案内、製品資料、価格資料などを準備し、商談で説明する内容や確認項目を整理します。

【商談トーク・ヒアリングの準備】

来場者へどのような質問を行うのか、何を確認するのか、どこまで回答するのかなど、会期中の商談対応を準備します。

【会期中の商談同席・ヒアリング支援】

必要に応じて商談へ同席し、来場者のニーズ、販売体制、取扱商品、予算、導入時期などの確認を支援します。

【来場者情報・商談内容の整理】

会期中に獲得した名刺や商談記録を整理し、有望顧客、代理店候補、情報収集先などに分類します。

【リードの優先順位付け】

商談内容や関心度を確認し、出展後に優先して連絡すべき企業を整理します。

【追加資料の送付・オンライン商談の設定】

関心を示した企業へ必要な資料を送り、オンライン商談や次回面談の日程を調整します。

【代理店候補・販売パートナー候補との継続交渉】

代理店や販売パートナーの候補企業と連絡を継続し、取引条件、販売地域、販売方法などの協議を支援します。

【展示会結果の振り返りと次回戦略の立案】

来場者の反応や商談内容を分析し、ターゲット、提案内容、販売方法などを見直します。必要に応じて、次回の展示会出展や別の販路開拓施策も検討します。

このような会社は、出展に必要な手配ではなく、展示会を通じて新規顧客や代理店を開拓するための営業活動を主な支援対象としています。

なお、出展実務と海外販路開拓の両方を一貫して支援する会社もありますが、対応範囲は会社によって異なります。依頼前に、どの業務まで支援対象となるのかを確認しておく必要があります。

海外展示会の支援会社選びで確認したいポイント

海外展示会の支援会社を選ぶ際は、単に「何をやってくれるか」だけでなく、自社が抱えている課題に対応できるかを確認することが重要です。

支援会社によって、

• 出展準備や現地対応を中心とする会社
• 展示会を海外販路開拓全体の中で支援する会社

では、対応範囲が大きく異なります。

そのため、

「展示会へ出展したい」のか、
「展示会をきっかけに海外販売を進めたい」のか、

を整理した上でパートナーを選ぶことが重要です。

ここでは、支援会社を選ぶ際に確認したいポイントを紹介します。

どこまで支援してくれるのか

支援会社によって、対応範囲は大きく異なります。

例えば、

• 出展申込み
• 主催者・事務局とのやり取り
• ブース施工や輸送手配
• 現地での設営・撤去対応

など、出展実務を中心とする会社もあります。

一方で、

• 展示会選定
• ターゲット顧客の整理
• 商談準備
• 出展後の営業活動

まで支援する会社もあります。

自社がどこまでの支援を必要としているのかを確認した上で、適した支援会社を選ぶことが重要です。

海外展示会の運営実績があるか

海外展示会では、国や展示会によって運営方法や商習慣が異なります。

また、会期直前や会期中に、施工内容の変更や追加手配など、想定していなかった対応が発生することも少なくありません。

そのため、出展実務を依頼する場合は、

• 希望する国・地域での実績があるか
• 自社業界の支援実績があるか
• 現地施工会社や主催者とのネットワークがあるか
• 現地トラブルへの対応経験があるか

といった点を確認しておくと安心です。

海外展示会の経験が豊富な会社であれば、現地で発生するさまざまな課題にも柔軟に対応しやすくなります。

ここからは、展示会をきっかけに海外販路開拓を進めたい場合に、追加で確認しておきたいポイントです。

海外ビジネスの実務経験があるか

海外展示会では、会期中に想定していなかった質問や商談機会が発生することも少なくありません。

その際、

• どこまで回答するべきか
• 何を確認するべきか
• どの企業を優先してフォローするべきか

といった判断には、海外ビジネスの実務経験が大きく影響します。

そのため、支援会社を選ぶ際は、

• 海外企業との取引経験があるか
• 代理店開拓や販路開拓の実績があるか
• 海外顧客との契約交渉や営業経験があるか

といった点も確認しておくとよいでしょう。

展示会運営の経験だけではなく、実際に海外ビジネスを進めてきた経験がある支援会社であれば、より実践的な支援を受けやすくなります。

自社の商品・目的に合った展示会を提案できるか

海外展示会は世界中で開催されており、同じ業界であっても、国や地域によって来場者層や商談スタイルが大きく異なります。

また、展示会へ出展する目的によっても、選ぶべき展示会は変わります。

例えば、

• 新規代理店を開拓したい
• エンドユーザーの反応を確認したい
• ブランド認知を高めたい
• 既存顧客との関係強化を行いたい

など、目的によって適した展示会は異なります。

そのため、「どの展示会が大きいか、有名か」だけではなく、「自社は何を実現したいのか、それに適した展示会はどれか」という視点から展示会を選ぶことが重要です。

過去の出展実績や海外営業経験を踏まえ、自社の商品や目的に合った展示会を提案できる支援会社であれば、出展後の成果にもつながりやすくなります。

出展後の営業活動まで見据えているか

海外展示会は、出展しただけで成果が出るわけではありません。

むしろ、展示会で出会った企業との関係構築や営業活動は、会期終了後から本格的に始まります。

しかし、支援会社によっては、出展準備や現地対応までを支援範囲としており、その後の営業活動については出展企業自身へ任せるケースもあります。

そのため、

• 来場者からどのような情報を確認するのか
• 商談内容をどのように記録するのか
• どの企業を優先してフォローするのか
• 追加資料やオンライン商談をどのように進めるのか

といった内容について、どこまで相談できるのかを事前に確認しておくとよいでしょう。

展示会を単発のイベントとして終わらせるのではなく、その後の営業活動や次回の施策につなげられるかどうかによって、成果は大きく変わります。

パコロアが考える海外展示会成功の条件

パコロアでは、海外展示会は単独のイベントではなく、海外販路開拓全体の一工程であると考えています。

展示会へ出展すること自体が目的ではありません。次の営業活動につながる爪痕を残すことが目的です。

現在、海外取引を行っている企業では、展示会前に以下のような準備を徹底しています。

• 現地の顧客候補や流通構造の把握
• おおよその価格帯や競合製品の仕様調査
• 顧客が抱えている課題の整理
• 何を伝えれば次の商談につながるのか
• 商談時に何を確認しなければならないのか
• 出展後に誰が、いつ、何をフォローするのか

同じ展示会の同じフロアに出展していても、この準備の有無によって、来場者対応の質には大きな差が生まれます。

一方で、日本企業では、十分な準備を行わないまま現地へ向かい、

「海外展示会へ出展すれば新規顧客が見つかる」

と考えてしまうケースも少なくありません。

しかし現実には、

• どの企業へ提案するべきか分からない
• 商談で何を確認するべきか整理できていない
• 展示会後の営業活動まで手が回らない

という状態では、海外企業から継続的な検討対象として認識されることはかなり難しいでしょう。

その結果、日本企業では、

「名刺はたくさん集まったが、その後につながらない」
「展示会へ出展したものの、何が成果だったのか分からない」

という状況が少なくありません。

パコロアでは、その最大の理由は、”準備不足” に尽きると考えています。

海外展示会の成果は、出展前にどこまで整理できているかで大きく変わります。

そのため、

• そもそも海外展示会が最適な手法なのか
• どの市場・展示会を選ぶべきか
• 誰に何を提案するのか
• 展示会で何を確認するのか
• 展示会後にどのように営業を進めるのか

まで含めて、一連の流れとして設計することをパコロアでは重視しています。

展示会はゴールではありません。海外市場で継続的な取引を構築するためのスタート地点です。

出展そのものではなく、その後の営業活動まで見据えて準備することで、海外展示会への投資効果を高めることができます。

【こんな企業様からご相談いただいています】

• 初めて海外展示会へ出展するため、何から準備すればよいか分からない
• 自社に合った海外展示会を選びたい
• 主催者や施工会社との英語でのやり取りに不安がある
• ブース施工だけではなく、海外販路開拓まで見据えて出展したい
• 会期中の商談対応や営業フォローまで設計したい
• 展示会をきっかけに海外市場で継続的な取引につなげたい
• 自社にとって海外展示会が本当に最適な手法なのか整理したい

パコロアでは、「海外展示会へ出展するべきか、それとも別の方法を検討するべきか」という段階からのご相談も可能です。

「どのように進めれば成果につながるのか整理したい」

という場合は、ぜひお気軽にご相談ください。