「様々な理由でそこから先に進めない」
という悩みは多いようです。
特に中小企業の海外進出では、展示会をきっかけに事業の展開やターゲット市場の開拓を目指す方が多いですが、
目的を曖昧にしたまま出展してしまうと、次のステップに繋がらないことが少なくありません。
海外展示会という一大イベントを成功させるには、事前に知っておくと便利なちょっとしたコツがあります。
このページでは、展示会参加をより確実に成果につなげるために押さえるべきポイントを一覧形式でご紹介します。
海外展示会出展で失敗しないためのコツ
海外展示会に初出展した中小企業のみなさまからよく聞くお悩みは下記の通りです。
- 海外の展示会で絶賛されたが、その後思ったほど注文が入らない
- 出展後初受注したが、リピートオーダーがない
- 何回出展すれば売れるようになるのか、目安が分からない
- 良い販売代理店は、何年も出展しつづけなければ見つけられない
- 国の補助金がなければ出展費用の採算はとれない
例えば、このような一連の流れになっていませんか。
- 展示会場でカタログを配って
- 製品やサービスの説明を通訳経由でして
- 名刺交換をして
- 帰国後にサンキューメールを送る
残念ながら海外の展示会では、カタログや名刺を配るより重要なことが様々あります。
たとえば、プロモーション戦略の作成や、現地地域に合わせた営業スタイルの紹介、さらには現地ネットワークとの信頼構築などがカギになります。
ブース全体のデザインや展示物の見せ方も、「立ち寄りたくなる仕掛け」として極めて重要です。
海外バイヤーは、通り過ぎる数秒で「興味があるかどうか」を判断しているため、視覚的な工夫が成果を大きく左右します。
アジアや欧州など、開催される地域ごとに特性も異なりますので、それに応じた準備が必要です。
海外展示会出展を成功させるために、経験と工夫に裏打ちされた、知っておくと便利なちょっとしたコツをお伝えします。
海外展示会の出展準備の流れ
海外展示会の出展申し込みには2パターンあります。
- 1. 出展企業が「直接」海外の主催社へ出展申込みをするパターン（難易度大）
- 2. 海外主催社の日本代理店や、日本の行政/自治体を経由して「間接的に」出展申込みをするパターン（難易度小）
ここでは主に、１.の直接海外の主催社へ出展申込みをするパターン（難易度大）についてお伝えします。
（Japan発の製品やサービスを海外で展開する企業が直接申し込みを行う場合、現地の出展条件やルールを正確に把握しておく必要があります。）
出展準備の流れ ハード面
まず、海外展示会の出展準備にはハード面とソフト面の2種類があります。
ハード面の準備である、海外展示会出展の全体の流れ（申し込みから撤収まで）から確認していきます。
（下記は基本的には英語で行います。）
- 海外展示会の主催会社へ出展申し込みを行う
- 必要な設備や備品の手配を含め、海外出展社マニュアルに沿って各種作業（電気配線や入出庫）をオーダーする
- ブース施工会社へ施工をオーダーする
- 海外出展品を日本から該当国へ国際輸送する
- 小さなサンプルや営業ツールは担当者の手荷物に含めて出国（輸出）する
- 施工や物流など出展条件に不備があった際は、現場で即修正対応できるように備えておく方法も事前に検討する
- 海外現地入り後、オーダー済みの作業や施工に不備を見つけたら、すぐに修正依頼をする
- 当日から最終日まで、海外出展品は自社責任で保管管理する
- 最終日に出展品を海外展示会会場から出庫し、日本へ国際輸送する
３＊ブース施工会社へ施工をオーダーしない場合、例えば最小限のテーブルとイスのみ発注し残りの展示ツール等を日本から持参する場合、施工オーダーはありません。その場合も、電気配線、入出庫のオーダー（サンプル別送など）の手配は必要なことがあるため、主催社に案内を求めておくと安心できます。
４＊海外出展の国際輸送の通関には、通常の通関と、ATAカルネがあります。ATAカルネとは、外国の税関で免税扱いの一時輸入通関が手軽にできる通関手帳のことをいいます。ただしATAカルネを利用すると手間と費用がかかります。ATAカルネを利用するかしないかは国際輸送会社と相談して決めると良いでしょう。
ATAカルネ
４＊出展品の輸送は、主催会社の出展マニュアルに従い指定があれば指定の国際輸送会社を使って輸送します。出展マニュアルに従わず他の輸送会社で出荷した場合、現地で荷物が受け取れないこともあります。
５＊出展品が小さい場合は手荷物として持参します。空港の出国カウンターで当日になって慌てないよう、事前に各航空会社へ手荷物の詳細を伝え搭載の可否を問い合わせておきます。必ず問い合わせ先担当者名、メールメモ等記録も持参します。
５＊サンプルが大きいor重いor多い場合は持参せず、出展品と同梱輸出します。その場合船便になることもあり展示会の２カ月前には出荷を終えるなど、注意が必要です。
６＊展示会の前日までに会場入りすることが多いですが、事前にブース施工や電気配線を確認し、ブース番号表示パネルや会場地図に自社名や番号が正しく記載されていることのチェックもしておきましょう。不具合があればすぐに主催者へ連絡し修正を依頼します。（すぐに依頼しても反映されるまで時間がかかることが多いでしょう。）
７＊開催期間中は、展示品や持参PCの紛失リスクがあります。自社ブースにバックヤードがあれば展示品にチェーンをつけてカギをかけ一時保管し、無ければ都度ホテルに持ち帰ることも検討しましょう。
８＊出展品の国際輸送費用が高額な場合は、日本へは戻さず、最終日に現地で売り切ったり、現地関係者に預けたり（あげたりして）帰国することもあります。
出展準備の流れ ソフト面
はじめての海外出展でも受注し成功させることは十分可能です。
そのためには、下記の社内体制がすでに整備されていることが大前提となります。
- 接客時のＱ＆Ａの準備と演習をしておく
- 商談ツールを完備する
（１と２の詳細については後述いたします。）
皆様の海外進出を成功させるには、分野ごとの展示会の選定と戦略的なプロモーションの企画がカギとなります。
もし出展準備が不十分だと感じている場合は、たとえ、準備に時間がかかり海外出展が1年後に繰り延べとなったとしても、まずは十分な準備をしてから海外デビューされることを強くお勧めします。
（自社だけでの準備に不安がある方は海外展示会出展サポートも含まれている、パコロアの海外進出支援サービスを是非ご検討ください。）
準備不足のまま、いきなり海外展示会に出展することはおすすめできません。
その理由は明確で、費用対効果が非常に低くなるリスクが高いからです。
海外では、他の出展企業は「その場で注文を獲得する」ことを本気で狙って参加しています。
出展する展示会の情報を徹底的に調べ、万全の準備を整えたうえで勝負に臨んでいるのです。
そんな中で、売る準備ができていない状態で「とりあえず様子を見よう」という目的で出展してしまうと、
“マーケティング力の弱い企業”として見られてしまうリスクがあります。
実際、そういった日本企業の出展姿勢は、現地の目には奇異に映っていることも少なくありません。
では「売る準備」とは何か。
最低限、以下のような項目が整っていることが求められます。
・海外向けの価格設定
・国際輸送の費用試算
・海外向け梱包の準備
・海外顧客ニーズ仮説立案
・現地流通規制への対応
・貿易実務知識
・Webサイトや販促資料の英語化
・英文取扱説明書や英文契約書の整備
準備不足のまま出展してしまうと、成果が出ないばかりか、今後どう進出を続けるべきかさえ見えなくなることもあります。
「失敗して学ぶ」のではなく、「準備して結果を出す」ための計画が重要です。
一方で、海外展示会の出展検討のチェックリストをクリアし、社内体制を整えた企業は、
展示会前・開催中・帰国後それぞれでやるべきことが明確で、次の一手が自然と浮かびます。
補助金を使わずに自費100%で出展したとしても、しっかり成果を出せている企業も多く存在しています。
十分な準備こそが、海外展示会出展の成功を引き寄せる最大のカギです。
初回から良いスタートを切れるよう、しっかり備えて挑みましょう！
ブース内での海外バイヤー接客ノウハウ
海外展示会のブース内では、事前にQ&Aの準備と演習を行い、しっかりと海外バイヤー対策をしておきましょう。
通訳任せにせず、出展者自らが主導して商談の流れをつくるのが重要です。
質問される内容は、日本の展示会とそれほど変わりません。
会社、商品、流通、競合、業界全体などが主なトピックです。
しかし、答え方には海外特有の工夫が必要です。
自社の優位性を一方的に伝えるだけでは、受注にはつながりにくいのです。
なぜなら、来場する海外バイヤーやディストリビューターは、現地での競合や市場事情について既に深い知識を持っているからです。
対する私たちは日本市場の情報しか持っていない。
この情報ギャップを埋める努力をせずに展示会当日を迎えてしまうと、その場での受注チャンスを逃すことになります。
現地の状況について事前にリサーチし、仮説を立てたうえで、ブースに立ちましょう。
仮説例（来場者のニーズを想定）
- ○○という課題を持つお客様が、自社の技術や商品に期待して来場する
- 現地にない選択肢を求めている
- 予算や決裁時期はこのあたりで、比較検討している相手は△△と□□だろう
出展者は、会話を通じて来場者から情報を引き出し、立てた仮説の答え合わせをすることが最優先です。
カタログや名刺の配布は、相手が欲しいと言ったときだけで構いません。
つまり、
「何を聞かれるのか？」
よりも、
「どこまで自分から仮説検証のヒアリングができるか？」
が、ブース内接客のカギなのです。
メールよりブース内での『即答』がカギ
海外展示会後のサンキューメールは、送っても送らなくても問題ありません。
実際、海外のバイヤーやディストリビューターは忙しく、メールで感謝を伝えても再評価されることはほとんどなく、引き合いや注文につながることも稀です。
重要なのは、その場で聞かれたことにその場で答えること。
必要な確認やフォローがある場合も、できれば翌日までにはフィードバックを返せるように準備を整えておきましょう。
海外商談ツールの例（英語、中国語、現地言語）
- プライスリスト（ラインシート）
- カタログ（ルックブック）
- ブランドブック（商品による）
- 海外向けWebサイト
- 名刺
- 動画やプロモーション素材
- メディア記事や実績資料
- サンプル
なお、熱心に商談するあまり、知的財産を含む貴重な情報を来場者につい開示してしまうことが、日本企業にしばしば起こっています。
海外展示会では模倣品対策にも気を配る必要があります。
来場者全員に渡して見せても良いもの、全員には開示できないもの（例えば担当者が商談に合わせて個別に渡す資料やデータなど）は、確実に区別しておきましょう。
来場者の反応は大きく3つに分かれる
- 脈なし（反応薄）
- 単なる賛美・keep in touch
- 具体的な案件（購入意思が明確）
中でも「3」を確実に見つけ、逃さずキャッチすることが展示会の本質です。
多くの時間を「1」「2」に費やしてしまうと、「3」の取りこぼしが起きるリスクがあります。
帰国後、「1」「2」の情報が役立つことは少ないため、商談シートを丁寧にまとめるよりも、現場での即応対応をより重視すべきでしょう。
こんなに準備すべきことがあったんですね。
海外展示会出展のコツ、う～ん、言うは易し行うは難しだなあ・・・。
でも、出展するなら、初回から、売り上げをたてたい！
その意気です！
海外展示会の出展ブースに立つときは、特にB2C商材などについては、海外バイヤーにその場で発注してもらうための注文書の持参もお忘れないように、です。
海外展示会を初回出展から成功させるために、出展準備のチェックリストも是非クリアしておきましょう。
自社の事業展開に合った展示会に出展したい方は、ぜひパコロアへご相談ください。
（パコロアは豊富な展示会支援実績をもとに、企業の海外進出をサポートしています）
展示ブースの現地制作など、展示会上級者向けのご相談も承っています。
それでは次のテーマに進みましょう。
