Order Confirmation（注文請書）とは、海外企業から注文を受けた際に、商品・数量・価格・納期・支払条件などの注文内容を確認するための書類です。
この記事では、英語のOrder Confirmationの書き方や記載項目を解説し、すぐに使えるExcelテンプレートを無料で提供しています。
見積書や請求書など、前後の取引書類との内容を一致させることで、海外取引における認識違いやトラブルの防止にも役立ちます。
注文請書が必要になるシーン
- 海外バイヤーからの発注後
- Webでの注文受付後の確認
- 契約前の条件確認の一環として
海外取引で使うOrder Confirmation（注文請書）の特徴
海外取引で使用するOrder Confirmationでは、品目・数量・単価に加え、納期、支払条件、輸送方法、書類番号など、取引条件を具体的に記載します。
海外企業との取引では、口頭やメールだけで注文内容を確認するのではなく、双方が認識している取引条件を書類として明確にしておくことが重要です。
注文請書の目的
Order Confirmationは見積書同様、貿易取引をする際に貿易実務で使用する書類の１つです。
その目的は注文内容の確認を海外のお客様に促しつつ、確定した輸送方法、出荷日、前金受取日などの最新情報を伝え、互いの貿易取引の誤認識リスクを軽減させることです。
輸出入時の貨物通関手続きに必須の書類ではありませんが、オーダーコンファメーションがあることで、後々のトラブルを最少化させることができます。
海外取引では、見積・注文・請求といった一連の書類の整合性が取れていないと、後工程でトラブルにつながるケースもあります。
→ 貿易実務が身についていますか
注文請書と見積書の項目の違い
Order Confirmationには下記項目を含めます。
Quotation（見積書）とは異なる項目（注文請書で追記修正すべき項目）については太文字でハイライトしています。
- 輸出者名と住所
- 輸入者名と住所
- 貿易条件
- 輸送方法（飛行機か船かの確定情報を記載、国際宅急便などの場合はFEDEXなど具体的に記載します）
- 出荷日 〇月〇日
- 商品の詳細と価格
- 通貨や決済条件（前金の場合は、〇月〇日○○を受け取りました、後払いの場合は変更なし）
- Order Confirmation番号等々
具体的な輸送方法、確定出荷日、また前払い条件の場合は支払い受取日記載などの更新が必要です。
注文請書で取引内容を確定した後は、請求書（Invoice）の発行へと進みます。
海外取引では見積内容と請求内容の整合性が重要になるため、請求書の考え方もあわせて理解しておきましょう。
→ 海外の請求書は見積書で決まる｜InvoiceとProformaの違いと実務の落とし穴
Order Confirmationのひながたは下記からダウンロードできます。（すぐに使えます。）
必要項目が網羅されているため初心者の方も安心して作成できます。
見積内容をもとに、輸送方法、出荷日、支払状況など、発注後に確定した情報を反映してご利用ください。
海外取引では、注文請書を作成すること自体が目的ではありません。
見積書、注文請書、Invoiceなどの内容を一貫させ、取引条件や支払状況、出荷予定について双方の認識を合わせながら取引を進めることが重要です。
パコロアでは、海外企業との見積・受発注・請求などの貿易実務を含め、海外営業を実際に進める企業を支援しています。
海外取引の進め方や社内の貿易実務体制についてお困りの場合は、30分の無料相談をぜひご利用ください。
