注文を受けた際に取引内容を明示するOrder Confirmation（注文請書）のテンプレートを、Excel形式で無料提供しています。
英文契約や請求処理との整合性のためにも、正式な確認書は重要な役割を果たします。
注文請書が必要になるシーン
- 海外バイヤーからの発注後
- Webでの注文受付後の確認
- 契約前の条件確認の一環として
日本語の注文請書との違い
英語のOrder Confirmationでは、品目・数量・単価に加え、納期・支払条件・契約番号などの明記が必要になることが一般的です。
日本語よりも契約文書的な性格が強い点に注意しましょう。
注文請書の目的
Order Confirmationは見積書同様、貿易取引をする際に貿易実務で使用する書類の１つです。
その目的は注文内容の確認を海外のお客様に促しつつ、確定した輸送方法、出荷日、前金受取日などの最新情報を伝え、互いの貿易取引の誤認識リスクを軽減させることです。
輸出入時の貨物通関手続きに必須の書類ではありませんが、オーダーコンファメーションがあることで、後々のトラブルを最少化させることができます。
海外取引では、見積・注文・請求といった一連の書類の整合性が取れていないと、後工程でトラブルにつながるケースもあります。
→ 貿易実務が身についていますか
注文請書と見積書の項目の違い
Order Confirmationには下記項目を含めます。
Quotation（見積書）とは異なる項目については太文字でハイライトしています。
- 輸出者名と住所
- 輸入者名と住所
- 貿易条件
- 輸送方法（飛行機か船かの確定情報を記載、国際宅急便などの場合はFEDEXなど具体的に記載します）
- 出荷日 〇月〇日
- 商品の詳細と価格
- 通貨や決済条件（〇月〇日○○を受け取りました）
- Order Confirmation番号等々
具体的な輸送方法、確定出荷日、また前払い条件の場合は支払い受取日記載などの更新が必要です。
注文請書で取引内容を確定した後は、請求書（Invoice）の発行へと進みます。
海外取引では見積内容と請求内容の整合性が重要になるため、請求書の考え方もあわせて理解しておきましょう。
→ 海外の請求書は見積書で決まる｜InvoiceとProformaの違いと実務の落とし穴
Order Confirmationのひながたは下記からダウンロードできます。（すぐに使えます。）
必要項目が網羅されているため初心者の方も安心して作成できます。
（株）パコロアでは、海外進出OJT支援の中で、海外企業との契約に関わる英文書類の整備サポートも行っています。
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