海外バイヤー商談会への参加は、新たな販路開拓や取引先開拓に大きなメリットがあります。
国内とは異なるビジネスカルチャーや需要に対応するため、海外バイヤーとの直接の商談は貴重な機会です。
成功するためには、事前に相手国やバイヤーのニーズを十分に調査し、自社の強みをアピールできるよう準備することが重要です。
また、言葉の壁や文化の違いを乗り越えるため、通訳への自社商品/サービスについての事前レクチャーや相手国のビジネスマナーについての理解も欠かせません。
海外バイヤー商談会は、丁寧な準備と調査を行い、相手とのコミュニケーションを大切にすることで成功への道が開けるビジネスチャンスと言えます。
海外バイヤー商談会とは
海外バイヤー商談会とは、海外のバイヤーと日本国内のサプライヤーが集まり、ビジネス商談を行うイベントのことです。
この商談会は、サプライヤーが製品やサービスを紹介し、バイヤーが自社のニーズに合った製品やサービスを見つける場となっています。
海外バイヤー商談会でバイヤーと直接交流することで、海外現地のニーズやトレンドを把握し、今後の自社のビジネス展開に活かしたり、異文化交流による新たなヒントやアイディアを得たりすることが可能となります。
もちろん新しい販路を開拓する絶好の機会でもあります。国際的なビジネス展開を考える企業にとって大きな可能性を秘めたイベントといえます。
海外バイヤー商談会の種類と特徴
ここでは主に行政や自治体が主催する海外バイヤー商談会の特徴についてご説明します。
海外CEO商談会｜主催 中小機構（独立行政法人中小企業基盤整備機構）
中小機構（中小企業基盤整備機構）は地域の自治体や中小企業支援機関と連携しながら中小企業・小規模事業者の成長をサポートする経済産業省所管の公的機関です。
中小機構では10年以上も前から、アジア各国の優良企業を丁寧にリサーチした上でCEOを個別に招聘し大規模なCEO商談会をリアルとオンラインを交え毎年開催しています。
例年夏以降には、当該年度のCEO商談会の開催詳細が発表されますので、タイムリーな情報を逃さないようメールマガジンへの登録をお薦めします。
（下記、海外CEO商談会公式サイトの右上に赤いメルマガ登録アイコンがあります）
中小機構の海外CEO商談会詳細はこちらから
輸出商談会｜主催 ジェトロ（独立行政法人日本貿易振興機構 JETRO）
出典元 https://www.jetro.go.jp/news/releases/2019/9a551b0f2221168b.html
ジェトロ（日本貿易振興機構）は海外74カ所、国内48カ所のネットワークをフルに活用し、海外ビジネス情報の提供、中堅・中小企業等の海外展開支援を行う経済産業省所管の公的機関です。
ジェトロではインテリア雑貨の国内輸出商社商談会や水産加工品のオンライン商談会などの国内開催の商談会みならず、化粧品・美容関連用品のサンプルショールーム商談会（上海・中国）や日本酒のテストマーケティング商談会（シドニー・オーストラリア）などを、リアルとオンラインを交え毎年開催しています。
商談会の開催決定は不規則に発表され、また募集から締め切りまで短期間の場合があるため、こちらもタイムリーな情報を逃さないようメールマガジンへの登録をお薦めします。
ジェトロの現在募集中の国内商談会一覧はこちらから
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海外バイヤー商談会の参加方法
基本的に海外バイヤー商談会への参加方法は、イベント主催者のウェブサイトや案内書に記載されています。
まずは公式サイトで開催情報を確認し、参加申し込みの方法や締め切りを確認しましょう。
また、参加にあたって必要な書類や手続きも把握しておく必要があります。
準備が整ったら、早めに申し込みを行い、参加費や必要書類を提出することで参加が確定されます。
自治体や行政の海外展開支援での商談会開催の場合は、無料で参加できる場合も多いでしょう。
一方で参加費が有料の場合は、それだけ本気度の高い海外バイヤーを個別招聘していたり、準備不足なサプライヤー企業の参加を事前に除くことで、商談会全体の成約効果を高めたいという目的があるでしょう。
適切な流れに従って手続きを進め、海外バイヤー商談会参加を成功させましょう。
必要書類と準備
商談会への参加には、様々な必要書類と準備が必要です。
まず、商談のためのプレゼンテーション資料やカタログ、サンプル品が必要です。加えて、Webサイトや商品やサービスの説明動画も必須です。
価格は商談相手によって変わることも多いため、まずは口頭での提示でも商談を前に進めることはできますが、確度の高い案件では、数日中にも、見積や価格表をメールで後送することが求められるため、英語の見積書、英語の価格表のひながたは、商談会参加前に完備しておくと安心でしょう。
（海外向け見積書のひながたは下記関連記事からもダウンロードできます。）
海外バイヤー向けの価格を決めるということは、国際輸送費用の把握や輸出梱包荷姿、納期設定もできている、ということになります。
もし海外向けにどのように価格設定すれば良いかが分からない、との場合は、海外バイヤー商談会の主催者に連絡をして、
「海外バイヤー商談会に参加したいが、海外向け価格設定で分からないことがあり、専門家の助言を受けたい、教えてほしい」と問い合わせをすることで、
各公的機関に所属する海外展開支援のアドバイザーが提供する無料アドバイスが受けられますので、商談会の前に、早めに不明点を解消しておきましょう。
なお、相手国との商談を成功させるためには、資料はすべて英語もしくは相手国の言語版を整備するなど、現地のビジネス文化やニーズに合わせた十分な配慮が必要です。
通訳に関しても、商談会の主催者が事前手配することが一般的ですが、もし通訳者が割り当てられない商談会の場合は、自社での手配が必要です。
片言の英語では商談を成約させることは出来ないため、言葉の壁を乗り越え、円滑なコミュニケーションを図るために、翻訳や通訳のサポートは不可欠となります。
しっかりとした準備を行い、商談会での成功に向けてのステップを踏むことが重要です。
商談を成功させるためのポイント
商談を成功させるためのポイントはいくつかあります。
まず第一に、事前の相手企業リサーチは欠かせません。少なくとも海外バイヤー企業のWebサイト、SNSアカウントは、事前に熟読し、現状の課題の仮説をたてておきます。
海外バイヤーへの提案内容に関わるため、海外バイヤーの競合企業や競合商品についてもしっかりリサーチをしておきましょう。
相手国のビジネスカルチャーやマーケットニーズを理解し、自社の強みを明確に把握することが、商談会でのワンチャンスをものにするためには非常に重要です。
次に、相手国の言葉や文化に敬意を払う姿勢が求められます。
丁寧な挨拶や礼儀正しい態度は信頼関係構築の第一歩です。
商談中に緊張のあまり、知らず知らず、無表情、相手の目を見て話さない、猫背で、声が小さい、という風になっていませんか。
まずは口角を上げて、表現も豊かに、背筋を伸ばして、しっかり意思の疎通を図りたい、という意志をもって商談を積極的に組み立てることが肝要です。
さらに、柔軟性と長期的な視野を持つことも重要です。
商談は一回限りのものではなく、長期的なパートナーシップを築くための第一歩と捉えることが成功への鍵です。
これらのポイントを意識して、海外バイヤー商談会での成功を目指しましょう。
効果的なプレゼンテーション
まずは相手国の文化やビジネスに合った形式を選択します。
具体的には、海外バイヤーは多忙を極めていますので、日本企業にありがちな、会社概要の説明からプレゼンテーションを始めてはなりません。
まず最初に伝えるべきことは、今回の取引で海外バイヤーが得られるメリットです。ここに1点集中します。
メリットを説明する方法として、海外バイヤーの課題を解決できるというエビデンスと、日本企業とわざわざ（海を越えてまで）新規取引すべき理由の２つを、具体的に、かつ論理的に、1分以内で伝えることができればパーフェクトです。
（会社概要については必須ではありません。Webサイトを確認すれば分かることですので、海外バイヤーからもしも質問されれば、あるいは時間が余れば説明する、で十分です。）
海外バイヤー向けのプレゼンテーションでは、数字や具体例を交えて説得力を持たせるとより効果的です。
海外バイヤーが、この会社のサービスや商品を投入することで海外バイヤー企業自身の課題、あるいはエンドユーザーの課題が解決できそうだ、と感じ始めたところで初めて、
自社の商品やサービスの強みや特長を競合他社と比較しながらわかりやすく伝える、という構成が、海外バイヤーにとって納得しやすい論理展開でしょう。
言い換えると、海外バイヤーが「この会社の話を聞くべきだ」と確信する前に、技術の優位性や、高品質PRをしても、「では見積もりをお願いします」「サンプル出荷をお願いします」という流れには、ほぼならない、ということになります。
なぜならその日本企業と取引しても、今抱えている課題が解決できるかどうか分からないにもかかわらず、新たに海外企業との取引アカウントを増やすなど、海外バイヤーにとってはリスクでしかないためです。
最も重要なことは、海外バイヤーにとって、この取引を開始することには確実にメリットがある、と短いプレゼンテーションの時間内にしっかり確信させること、1点です。
（実は海外バイヤーも、お願いだから確信させてほしい（安心させてほしい）と思っています。）
このように、プレゼンテーションの構成は非常に重要で、時には伝える内容そのものより重点をおく必要があります。
加えて、後半のプレゼンテーション後の質疑応答では、海外バイヤーから質問につぐ質問がでてくる、という流れになると、受注というゴールにほぼ近づきつつある、というサインにもなるでしょう。
プレゼンテーションの最後には、明快なまとめと、双方の次のアクションの整理を行い、いつまでに何を行うなどの確認や提案を行うことで、
海外バイヤーに向けたプレゼンテーションを成功させることができるでしょう。
フォローアップの方法
海外バイヤー商談会での商談が終わった後も、フォローアップが重要となります。
まずは、直接会ったバイヤーに当日伝えた、「海外バイヤーのメリット」がコンパクトにまとまった資料を送付することから始めましょう。
次に、商談での内容や提案に関する追加情報を送ることで、相手の興味を引き続けることができます。
定期的なフォローアップは、取引の前段階から信頼関係を築くための重要なステップです。
また、相手のニーズやタイミングに合わせた柔軟な対応も成功へのカギを握ります。
フォローアップは、長期的な取引関係を築くための重要なステップと捉え、丁寧に行うことが成功への道を拓くでしょう。
成功事例と教訓
成功事例と教訓について、多くの日本企業が貴重な経験を積んできたと言えるでしょう。
成功事例としては、「海外バイヤーの立場に立って商談を進めたケース」があります。
人材の流動性の高い海外では、海外バイヤーの専門性はキャリアに直結する為、異業種からの転職者であったとしても、相当な専門知識を持っています。
一方で時に、サプライヤー側しか知りえない情報にはリーチできていない場合も多々あり、ここがお互いの関係構築に役立つことがあります。
ある企業では、特定地域の競合情報を含む、独自の業界マップ、時系列比較、今後の業界の方向性などを海外バイヤーに詳細に情報提供し、用途によっては、自社に優位性があるわけでは無いことも正直に伝えた提案で、海外バイヤーから信頼を得ることに成功しました。
自社の強みが活かせる商品については注文を頂き、そうではない用途分野については、業界情報を持つサプライヤーとして、アドバイスが求められる関係にまで信頼構築ができました。
一方で教訓としては、商談の場を自社にとっての情報収集の場とだけ定義し、短時間で商談時間が終わってしまった日本企業があります。
海外バイヤーに対し、Aという商品は可能性があるか無いか、この商品は高いと感じるか安いと感じるか、予算はいくらか、競合商品についてどう思うか、目の前にいる海外バイヤーに決裁権は有るか、を矢継ぎ早に質問し、
海外バイヤーが、早々に関心を失っていくシーンは、実は結構な確率で商談会場のあちこちで見かけることができます。
「海外では、分からないことは都度質問して確認し、分からないままにしない」という海外での常識は確かにその通りですが、自社の知りたいことばかりを一方的に相手企業に尋ねる、は、海外でもやや非礼にあたり、あまり一般的ではないでしょう。
海外では言葉の壁以外にも、商習慣や文化の違いがあります。
お互いに平等な立場で、礼儀を持って、情報提供したり、逆に情報提供されたりしながら、理解を深め、良い時間を共に作る、というビジネスナーが守れる日本企業は、海外バイヤーからもきっと一目置かれることでしょう。
失敗から学ぶポイント
海外バイヤーとの商談を成功させるために、特に注意しておきたい点としては下記が挙げられます。
- 社内で必ず本番同様の商談の練習をしておく（準備不足の事前洗い出し）
- 海外バイヤーをしっかり見る、挨拶をする、着席し、起立する、一連の流れにメリハリをつける
（腰を曲げたまま荷物を置きながら、顔だけ上げてヘローと言いながら、片手でイスの位置を直しながら片手でカタログを出して、海外バイヤーがカタログを見ているからという理由で、通訳に向かっていきなり話を始めない）（常に海外バイヤーを見る） - 結論から伝える、通訳しづらくなるため1文は短め、短めに話す
- 本日の流れを最初に確認する
確認できずに始まってしまってもあわてず、海外バイヤー企業の課題解決のために自社商品やサービスががどう役立てるかに集中し、商談を組み立てる - 途中でニーズが会わず注文が頂けそうにないと分かった場合も、集中力を保ったまま、関係構築へ主軸を移す。
- 見積依頼や、次へのステップを提示された場合は、見積に必要な情報の提供依頼、次へのステップに進むための仮案打診など、あとで連絡する、とせず、その場で直接確認する
（その後、確認事項が埋まらず、先に進まないことが良くあるため）
まとめ
海外バイヤー商談会は、新たな販路開拓や取引先開拓に大きな可能性を秘めています。
国内市場とは異なるニーズやビジネス環境に対応するため、海外バイヤーとの直接の対話は不可欠です。
商談会で成功するためには、まず十分な準備が必要です。相手国のビジネス慣習や文化、その国の商品ニーズについての情報収集を行います。
次に、自社の製品やサービスの強みをしっかりとアピールできるようなプレゼンテーションを作成し、相手に訴える内容を考えます。また、言葉の壁を克服するためには、英語力強化も重要です。
そして、相手国のビジネスマナーや重要視される礼儀作法についての知識を身につけることも大切です。最も重要な点は、相手とのコミュニケーションを大切にし、信頼関係を築くこと。
海外バイヤーとの信頼関係は、相手がどのような商談の進め方、ビジネスの進め方を心地よいと感じているかを知り、まずは海外バイヤーに合わせる努力をし、相手がこちらの懐に入ったところで初めて、自社の魅力を自信を持って伝えることで築くことができます。
海外バイヤー商談会は、丁寧な準備と調査を行えば、自社の成長のための貴重な機会となります。
（株）パコロアでは、海外向け価格設定を含む、海外企業との新規取引に必要な支援を、海外進出OJT支援として毎日行っています。
自社の商品やサービスを海外で販売してみたい、海外に拠点を設立したい、海外事業をこれからの新規事業の柱として育てていきたい、とお考えの中小企業さまは、いつでもお気軽に（株）パコロアにご連絡ください。
