海外メールで誤解される日本語10選｜なぜヒアリング・すり合わせが通じないのか

海外企業とのメールで、こんな言葉を使っていないでしょうか。

「ヒアリングします」
「社内で確認します」
「すり合わせが必要ですね」
「こちらで対応します」

どれも、日本企業では日常的に使われている言葉です。

ところが、そのまま英語にすると、こちらが意図した意味とは違って伝わったり、相手が「結局、何をするのだろう？」と判断に迷ったりすることがあります。

問題は、英語として正しく翻訳できているかどうかだけではありません。

この記事では、海外企業とのメールで誤解されやすい日本語を10個取り上げ、

「なぜ伝わりにくいのか」「どう伝えればよいのか」

を具体的に見ていきます。

海外メールでトラブルが起きる本当の原因

海外企業とのメールでトラブルが起きると、多くの日本企業は「英語力が足りない」と考えます。

しかし実際の海外ビジネスでは、英語そのものよりも、日本語の段階ですでに意味が曖昧になっていることがあります。

日本企業のビジネスメールでは、次のような表現がよく使われます。

「確認します」
「対応します」
「検討します」
「調整します」
「進めます」

日本人同士であれば、前後の文脈から「何をするのか」を補って理解できます。

しかし海外企業とのメールでは、

「何を確認するのか」
「どんな対応をするのか」
「検討したあと、いつ回答するのか」
「何をどう調整するのか」

まで書かなければ、相手はこちらが次に何をするのか判断できないことがあります。

さらに、こうした日本語をそのまま翻訳ツールで英語にすると、英文としては成立していても、日本語に含まれていた曖昧さまでそのまま残ることがあります。

つまり問題は、

「英語として間違っている」

ことだけではなく、

「そもそも日本語の段階で、相手が必要とする情報が書かれていない」

ことです。

海外メールでは、英語を上手に書く前に、まず日本語の意味を具体化する必要があります。

では、日本企業が普段何気なく使っている言葉のうち、どんな表現が海外メールで誤解されやすいのでしょうか。

海外メールで誤解される日本語10選

ここからは、日本企業のビジネスメールでよく使われる言葉の中から、海外企業とのやり取りでは意味が伝わりにくい10の表現を見ていきます。

どれも日本人同士なら特に違和感のない言葉です。

しかし英語にそのまま置き換えると、こちらが伝えたつもりの内容と、相手が受け取った意味にズレが生じることがあります。

ポイントは、「この日本語を英語で何と言うか」ではありません。

この言葉で、自分は相手に何を伝えようとしているのか。

そこまで具体化してから英語にすることです。

1．ヒアリング

日本企業では、営業活動の中で「ヒアリングする」という言葉がよく使われます。

日本語では、顧客の要望や課題、条件などを聞き出し、理解するプロセスを意味します。

しかし英語の hearing は、営業活動で「顧客の要望を聞く」という意味では通常使いません。

hearing には、公聴会や審理、公式な意見聴取などの意味があり、日本語の「ヒアリング」とは使われ方が異なります。

海外企業とのメールでは、何をするのかに応じて、

discuss your requirements
understand your requirements
review your requirements

など、具体的に表現します。

2．対応します

日本語のビジネスメールで最も便利に使われる言葉の一つが「対応します」です。

しかし英語には「対応する」という万能の動詞はありません。

実際に何をするのかによって、使う動詞が変わります。

例えば、

handle this
arrange this
prepare this
fix this
check this

などです。

日本語では「こちらで対応します」だけで通じても、そのまま英訳すると、相手には「具体的に何をするのか」が伝わらないことがあります。

3．確認します

日本語の「確認します」は非常に便利ですが、英語では、何をどのように確認するのかによって動詞が変わります。

例えば、

confirm
事実や内容を確定・確認する

check
調べる、確認する

verify
正しいかどうかを検証する

review
内容を確認・検討する

日本語の「確認します」はこれらの意味を広く含んでいるため、英語では「何をするのか」に合わせて動詞を選ぶ必要があります。

4．検討します

日本語では「検討します」は、本当に検討する場合にも、すぐには回答できない場合にも、やんわり断る場合にも使われます。

しかし英語で consider や review と書けば、相手は実際に検討が行われ、その後何らかの回答があると受け取る可能性があります。

本当に検討するのであれば、

We will review this internally and get back to you by Friday.

のように、次のアクションや回答時期まで伝えます。

一方、断るつもりであれば、「検討します」と曖昧にするのではなく、

Unfortunately, we are unable to proceed with this proposal at this time.

など、断る内容を明確に伝えます。

日本語では便利な「検討します」も、海外メールでは、検討するのか、保留するのか、断るのか、を分けて伝える必要があります。

5．アサイン

日本企業では「担当をアサインします」という言い方をよくします。

英語でも assign は使われますが、海外企業とのメールでは、「誰が何を担当するのか」を具体的に伝えたほうが分かりやすくなります。

例えば、

A will handle this project.
A will be in charge of this project.

と書けば、担当者と役割が明確になります。

「担当をアサインします」とだけ伝えるのではなく、誰が何を担当するのかまで書くことが重要です。

6．いかがでしょうか

日本語のビジネスメールでは、提案や確認の最後に「いかがでしょうか」という表現がよく使われます。

「こちらの日程でいかがでしょうか」
「この内容でいかがでしょうか」
「上記の案でいかがでしょうか」

日本人同士であれば、前後の文脈から何を聞かれているのかを判断できます。

しかし「いかがでしょうか」だけでは、実際に相手へ求めている回答が明確ではありません。

日程を確認したいのか。
承認してほしいのか。
どちらかを選んでほしいのか。
意見がほしいのか。
その条件で進めてよいか確認したいのか。

海外企業とのメールでは、「いかがでしょうか」をそのまま英訳するのではなく、何を回答してほしいのかを具体的に書きます。

日程を確認するなら、

Does this date work for you?

承認が必要なら、

Please confirm whether you approve this plan.

二つの案から選んでほしいなら、

Please let us know which option you prefer.

その条件で進めてよいか確認するなら、

Please confirm whether we can proceed under these conditions.

「いかがでしょうか」を英語で何と言うかを考えるのではなく、「何について、相手に何を答えてほしいのか」を言葉にすることが重要です。

7．共有します

日本語の「共有します」も、ビジネスメールで非常によく使われる言葉です。

しかし「共有する」が意味する行動は、内容によって異なります。

資料を送るなら、

send the document

情報を知らせるなら、

provide the information

進捗を伝えるなら、

update you on the progress

資料や情報を相手と共有するなら、

share the document / information

のように、実際に何をするのかに合わせて表現します。

「後ほど共有します」とだけ書くのではなく、何を、どのように相手へ伝えるのかを具体的にすることが重要です。

8．調整します

日本語の「調整します」は、予定を合わせる場合にも、条件を変更する場合にも、関係者と話し合う場合にも使われます。

しかし英語では、「何を調整するのか」によって表現が変わります。

日程を決めるなら、

schedule a meeting

必要な手配をするなら、

arrange the delivery

複数の関係者と調整するなら、

coordinate with the local team

など、実際の行動を具体的に書きます。

「こちらで調整します」だけでは、誰と何をするのかが分かりません。

海外企業とのメールでは、何を、誰と、どう調整するのかまで具体化します。

9．すり合わせ

日本企業では、「一度すり合わせましょう」「事前に認識をすり合わせておきたい」といった表現がよく使われます。

日本語の「すり合わせ」には、

詳細を話し合う
条件を確認・調整する
必要な事項について事前に合意する
双方の認識を一致させる

といった一連の意味が含まれることがあります。

しかし英語には、このすべてを1単語で表す言葉はありません。

そのため「すり合わせ」を英語で伝えるには、何を目的として話し合い、どこまで確認・合意したいのかを具体的に伝えるひと手間が必要です。

例えば、

We would like to discuss the details and agree on the key terms in advance to make sure we have the same understanding.

のように書けば、

「詳細を話し合いながら、主要な条件について事前に合意し、認識を一致させておきたい」

という意図は伝わります。

10．進めます

日本語の「進めます」も、非常に広い意味で使われる言葉です。

「この内容で進めます」
「こちらで進めておきます」
「予定どおり進めます」

日本人同士なら前後の文脈から分かっても、海外企業とのメールでは、次に何をするのかが明確でないことがあります。

例えば、

proceed with the order
注文手続きを進める

start production
製造を開始する

continue with the current plan
現在の計画を継続する

prepare the documents
書類を準備する

など、実際の行動に合わせて書きます。

「進めます」と伝えるのではなく、次に何をするのかを具体的な動詞で示すことが重要です。

海外メールで誤解を防ぐ日本語の書き方

海外企業へメールを書くときは、いきなり英語に翻訳するのではなく、まず日本語の段階で「自分は何を伝えたいのか」を具体化し、日本語原稿の構造を整えることが重要です。

海外企業とのメールでは、次の3つのポイントを意識するだけでも、伝わり方は大きく変わります。

動詞を具体化する

日本語のビジネス文章では、動詞が抽象的なままでも成立します。

例えば次のような表現です。

確認します
対応します
検討します
進めます

しかし英語では、これらの表現は意味が曖昧になります。

例えば

確認します
→ check / confirm / review / verify

対応します
→ handle / arrange / prepare / fix

進めます
→ start / proceed with / prepare / continue

このように、英語では行動ごとに動詞を使い分ける必要があります。

そのため、日本語の段階で「何をするのか」を具体的に書くことが重要です。

例えば次のように書き換えます。

確認します
→ 内容をチェックします

対応します
→ 見積書を準備します

進めます
→ 次のステップを開始します

1文に1つの行動を書く

日本語のビジネス文章は、1文の中に複数の意味が入ることがあります。

例えば次のような文章です。

社内で確認のうえ、必要に応じて調整して進めます。

日本人同士であれば理解できますが、英語に翻訳すると行動が曖昧になります。

海外メールでは、行動を分けて書く方が伝わりやすくなります。

例えば次のように整理します。

社内で内容を確認します。
必要であればスケジュールを調整します。
その後、次のステップを開始します。

このように1文に1つの行動を書くことで、翻訳しても意味が崩れにくくなります。

誰が何をするのかを書く

海外企業とのメールでは、主語が非常に重要です。

日本語のビジネス文章では主語を省略することが多いですが、英語では誰が行動するのかを明確にする必要があります。

例えば次のような文章です。

見積書を確認のうえ対応します。

この文章では、誰が何をするのかがはっきりしていません。

海外メールでは、次のように書いた方が分かりやすくなります。

当社で見積書の内容を確認します。
その後、修正した見積書を送付します。

主語と行動が明確になることで、相手も次の行動を理解しやすくなります。

海外メールでは、英語を難しく書く必要はありません。

むしろ重要なのは、

動詞を具体化する
1文に1つの行動を書く
誰が何をするのかを書く

という構造です。

この3つを意識するだけでも、海外企業とのメールの伝わり方は大きく改善します。

次の章では、海外企業とのメールで実際に重要になる考え方として、英語力よりも重要な「メール構造」について整理します。

海外企業とのメールは英語力より構造

海外企業とのメールというと、多くの人は「英語が正しく書けるかどうか」が重要だと思いがちです。

しかし実際の海外ビジネスでは、英語の流暢さよりも、メールの構造の方が重要です。

海外企業とのメールでは、相手がすぐに確認できるようにしておきたいのが、次の2つです。

何をしてほしいのか
いつまでにする必要があるのか

つまり、相手の行動（アクション）です。

ところが日本企業のメールでは、結論よりもプロセスを先に説明する構造になっていることがよくあります。

その違いを具体例で見てみましょう。

日本企業にありがちな「プロセス優先」の構造（悪い例）

この構造では、メールを最後まで読まないと「相手に何を求めているのか」が分かりません。

Subject: Regarding the meeting and the next steps

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for the meeting last week. It was a very productive time for us.

After the meeting, we had an internal discussion with our engineering team and marketing department regarding your proposal. We carefully reviewed the specifications and the budget you provided.

As a result of our consideration, we found that some points need to be clarified before we move to the next stage. Specifically, we are concerned about the lead time and the maintenance cost.

Therefore, could you please provide us with a revised quotation by this Friday?

Best regards,

【和訳】

件名：先日の会議と今後のステップについて

スミス様

先週はお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。
大変有意義な時間となりました。

会議の後、御社のご提案について当社のエンジニアリングチームおよびマーケティング部門で社内検討を行いました。
ご提示いただいた仕様および予算についても慎重に確認いたしました。

検討の結果、次のステップに進む前にいくつか確認すべき点があることが分かりました。
特にリードタイムとメンテナンス費用について懸念があります。

つきましては、金曜日までに修正見積書をご提出いただけますでしょうか。

【この構造の問題】

結論が最後
4段落目まで読まないと「見積書の再提出」という目的が分からない。

自分たちの事情が長い
「社内で検討した」という説明は日本では丁寧ですが、相手の行動には直接関係がありません。

重要情報が埋もれる
「金曜日まで」という期限が最後に出てくるため、読み飛ばされる可能性があります。

海外企業が求める「アクション優先」の構造（良い例）

海外メールでは、構造を逆にします。

最初に「何をしてほしいのか」を明確にします。

Subject: Action Required: Revised Quotation for Project X (Due March 20)

Dear Mr. Smith,

Please provide a revised quotation by Friday, March 20.

We reviewed your proposal and need more details on the following two points:

Lead time: Can it be shortened by two weeks?

Maintenance cost: Is the annual fee included?

Your quick response will help us finalize our internal approval.

Best regards,

【和訳】

件名：対応依頼：Project Xの見積書修正（3月20日まで）

スミス様

3月20日（金）までに修正見積書をご提出ください。

ご提案内容を確認した結果、次の2点について詳細が必要です。

リードタイム
2週間短縮することは可能でしょうか。

メンテナンス費用
年間費用は含まれていますか。

ご回答をいただければ、当社の社内承認を進めることができます。

【この構造のポイント】

件名で内容が分かる
「Action Required」と期限を書くことで、メールの目的が一目で分かります。

1行目で結論を書く
まず「何をしてほしいのか」を伝えます。

理由は後に置く
なぜそれが必要なのかは、その後に補足します。

行動が明確
質問は箇条書きで整理し、相手がすぐ対応できる形にします。

メールの順番を変えるだけで伝わり方は変わる

この2つのメールで違うのは、英語の難しさではありません。

伝えている内容も、ほぼ同じです。

違うのは、情報を出す順番です。

悪い例では、

背景・経緯
↓
社内での検討内容
↓
確認したいこと
↓
相手への依頼と期限

という順番になっています。

一方、良い例では、

相手への依頼と期限
↓
確認したいこと
↓
その理由

という順番になっています。

悪い例でも、最後まで読めば内容は理解できます。

しかし相手は途中まで、

「このメールを読んで、自分は何をすればいいのだろう？」

という状態で読み進めることになります。

良い例では、最初に必要な行動が分かっているため、その後に続く質問や背景も、「その対応に必要な情報」として読むことができます。

大切なのは、背景や事情を書かないことではありません。

複雑な案件では、背景を説明しなければ相手が適切に判断できないこともあります。

ただし、その背景を読む前に、

「何についてのメールなのか」
「自分に何を求められているのか」

が分かるようにしておく。

これが、海外企業とのメールで英語の流暢さ以上に意識したい「構造」です。

翻訳ツールで英文を整える前に、まず日本語のメールを見て、

「相手が次にすることは、どこに書いてあるか」

を確認してみてください。

海外メールは「英訳する前の日本語」から見直す

海外企業とのメールで誤解を減らすために必要なのは、難しい英語表現を増やすことだけではありません。

「対応します」
「検討します」
「いかがでしょうか」
「すり合わせましょう」

日本企業では日常的に使われている言葉でも、その中に含まれている意味や行動を具体化してみると、一つの英単語には置き換えられないことがあります。

そんなときは、すぐに英訳するのではなく、

• 自分は何を伝えたいのか
• 相手に何をしてほしいのか
• 誰が次に何をするのか
• いつまでにする必要があるのか
• どこまで確認・合意したいのか

を、まず日本語で整理してみてください。

海外メールで重要なのは、日本語をきれいな英語に置き換えることではなく、自分の意図を、相手が判断し行動できる形にして伝えることです。

そして実際の海外ビジネスでは、メールだけを切り離して考えることはできません。

どのタイミングで何を確認するのか。
どこまで説明するのか。
相手の回答をどう判断するのか。
次の商談や交渉へどうつなげるのか。

メールの一文一文も、海外企業との仕事を前へ進めるプロセスの一部です。

パコロアでは、海外企業との展示会営業、海外商談、海外パートナーとのやり取りなど、実際の海外ビジネスの現場で、英語メールの確認や交渉サポートを行っています。

単に英文を修正するだけではなく、

• 相手に何を伝えるべきか
• どのタイミングで何を確認すべきか
• どこに認識のズレやリスクがあるのか
• 次のアクションへどうつなげるか

まで含めて、海外企業とのコミュニケーションを支援しています。

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