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海外出展・営業をする

海外出展のコツを知っていますか

はじめての海外出展後、
「様々な理由でそこから先に進めない」
という悩みは多いようです。
海外出展を成功させるには、事前に知っておくと便利なちょっとしたコツがあります。

はじめに

海外出展した中小企業のみなさまからよく聞くお悩みは下記の通りです。

  • 海外の展示会で絶賛されたが、その後思ったほど注文が入らない
  • 出展後初受注したが、リピートオーダーがない
  • 何回出展すれば売れるようになるのか、目安が分からない
  • 良い販売代理店は、何年も出展しつづけなければ見つけられない
  • 国の補助金がなければ出展採算はとれない

例えば、このような一連の流れになっていませんか。

  1. 展示会場でカタログを配って
  2. 商品の説明をして
  3. 名刺交換をして
  4. 帰国後にサンキューメールを送る

海外出展を成功させるには、知っておくと便利な、ちょっとしたコツがあります。

はじめての海外展示会です、どのような準備をすれば良いですか?

海外展示会の出展準備をハード面とソフト面に分けて説明します。

ハード面の準備

海外出展の準備(と撤収)の流れをまず確認しましょう。
(下記は基本的には英語で行います。国際輸送会社については日本に代理店があります。)

  1. 展示会の主催会社へ出展申し込みを行う
  2. 出展社マニュアルに沿って各種作業(電気配線や入出庫)をオーダーする
  3. ブース施工会社へ施工をオーダーする
  4. 出展品を日本から該当国へ国際輸送する
  5. 小さなサンプルや営業ツールは担当者の手荷物に含めて出国(輸出)する
  6. 現地入り後、オーダー済みの作業や施工に不備を見つけたら、すぐに再依頼する
  7. 当日から最終日まで、出展品は自社責任で保管管理する
  8. 最終日に出展品を会場から出庫し、日本へ国際輸送する

3*ブース施工会社へ施工をオーダーしない場合、例えば最小限のテーブルとイスのみ発注し残りの展示ツール等を日本から持参する場合、施工オーダーはありません。その場合も、電気配線、入出庫のオーダー(サンプル別送など)は必要なことがあるため、主催会社へ確認しておきます。

4*海外出展の国際輸送の通関には、通常の通関と、ATAカルネがあります。ATAカルネとは、外国の税関で免税扱いの一時輸入通関が手軽にできる通関手帳のことをいいます。ただしATAカルネを利用すると手間と費用がかかります。ATAカルネを利用するかしないかは国際輸送会社と相談して決めると良いでしょう。
ATAカルネ

4*出展品の輸送は、主催会社の出展マニュアルに従い指定があれば指定会社で輸送します。出展マニュアルに従わず他社で出荷した場合、荷物が受け取れないこともあります。

5*出展品が小さい場合は手荷物として持参します。空港の出国カウンターで当日になって慌てないよう、事前に各航空会社へ手荷物の詳細を伝え搭載の可否を問い合わせておきます。必ず問い合わせ記録も持参します。

5*サンプルが大きいor重いor多い場合は持参せず、出展品と同梱輸出します。その場合船便になることもあり展示会の2カ月前には出荷を終えておくなど、注意が必要です。

6*展示会の前日までに会場入りすることが多いですが、事前にブース施工や電気配線を確認し、ブース番号表示や会場図に自社名や番号が正しく記載されていることのチェックもしておきましょう。不具合があればすぐに主催者へ連絡し修正を依頼します。(すぐに依頼しても反映されるまで時間がかかることが多いでしょう。)

7*開催期間中は、展示品や持参PCの紛失リスクがあります。自社ブースにバックヤードがあれば展示品にチェーンをつけてカギをかけ一時保管し、無ければ都度ホテルに持ち帰ることも検討しましょう。

8*出展品の国際輸送費用が高額な場合は、日本へは戻さず、最終日に現地で売り切ったり、現地関係者に預けたりして帰国することもあります。

ソフト面の準備

下記がすでに習得できている前提で説明いたします。

  1. 接客時のQ&Aの準備と演習をしておく
  2. 商談ツールを完備する

詳細は後述します。

商品のことは説明できますが、他に何を聞かれますか?

ブース内での接客時のQ&Aの準備と演習を事前に行い、しっかり対策しておきましょう。

海外の展示会でも日本の展示会でも聞かれることはほとんど同じです。会社のこと、商品のこと、流通のこと、競合先のこと、業界全体のことなどなど。しかし、みなさまが答える内容が、日本の展示会のそれとは異なります。

海外の展示会に来場するバイヤーやディストリビューターは現地における、(みなさまとの)同等商品、同等会社、流通、競合先、業界、市場のニーズについて既に情報を持っています。みなさまは日本市場の自社周辺情報だけは持っています。という状態のままで、出展当日を迎えるのは良くありません。

少なくとも来場者が持つ現地情報については、いかなる努力をしてでも、得られる部分だけでも良いので、ぜひ事前にリサーチしておきましょう。そのうえで、仮説を持ってブースに立ちます。

仮説例:

  • このようなお客さまがこのようなニーズのもとに、自社のブースを訪れるだろう
  • 現状のお困りごとはこのようなことで、○○を期待して会場内を見ているだろう
  • 予算や購入時期はこのくらいで、何と何をこういう意図で比較して検討するだろう

などなど。

みなさまは、来場者との会話を通じ、来場者から情報を引き出しながら、立てた仮説の答え合わせをしていきます。

つまり何を聞かれるのだろう?ではなく、
どこまで仮説検証のヒアリングができるか!が、
ブース内接客ではたいへん重要なのです。

>成功する海外展示会 7つのコツ
>[海外出展 ] INSIGHT 07 出展前の準備

海外出展後に、サンキューメールは送らなくても良い、のですか?

サンキューメールは送っても送らなくても良いでしょう。

なぜなら、サンキューメールを受け取って、礼儀正しい会社だなと再評価することもなければ、そうだったこの商品だった!と思い出して、引き合いや注文を出すこともほぼないためです。

バイヤーやディストリビューターはたいへん忙しいため、今、その場で聞けることを、今その場で聞かないことはまずありません。会期が終了してからゆっくりサンキューメールを開封しながら検討するのではなく、引き合いや注文があればその場でします。あるいは注文に必要な確認事項はその場で聞きます。

このことから出展者側に必要なことは、展示会の期間中に、バイヤーやディストリビューターから聞かれたことや問い合わせにその場で即答できること、即答できない場合も翌日までにはフィードバックや方向性提示ができること、などの方がより重要で、お互いの利益にもつながるでしょう。

ということで、海外の商談の場で、お問い合わせに即答するには、商談ツールを完備しておく必要があります。

商談ツール例(以下すべて英語もしくは現地公用語)

  • プライスリスト(ラインシート)
  • カタログ(ルックブック)
  • ブランドブック(商品による)
  • ホームページ
  • 名刺
  • 動画
  • メディアからの取材まとめ
  • サンプル

なお、商談ツールを完備することと、全ての情報を来場者に開示してしまうことは別の話ですので、来場者全員に渡して見せても良いもの、全員には開示できないもの、例えば担当者が商談に合わせて個別に渡す資料やデータなどは、確実に区別しておきましょう。

商談シートを作って、行った対応をメモすることも有用ですが、来場者の反応はつきつめると、

  1. 脈無し
  2. 単なる賛美、keep in touchレベル(何かあれば連絡する)、そして
  3. 具体的な案件(現在もしくは1年以内、予算確保済み案件、など)

の3つに分かれます。

具体的な案件も、まずはベンダーリスト登録から始まる先の長いものや、ブース内でヒアリングを進めるなかで急に具体的な案件に昇格するもの、

事前リサーチを既に済ませているバイヤーご一行が数人で立ち寄り、矢継ぎ早に質問し、疑問点をクリアし発注予告しその担当者の名刺をポンと渡す、といった数分の商談、まで、緩急さまざまです。

(3) にならない(1)(2)に接客時間をかけすぎず、(3)の取りこぼしの無いよう気を配ることが重要です。

(1)と(2)の来場者情報については帰国後活用する機会は少ないため(ほぼ無いため)、(1)(2)を含む商談シートを丁寧にまとめるよりは、ブース内での(3)の発見と対応に全力を注ぐ方が対費用効果は高いでしょう。

こんなに準備すべきことがあったんですね。

海外出展のコツ、う~ん、言うは易し行うは難しだなあ・・・。
でも、出展するなら、初回から、売り上げをたてたいものです!

その勢いですね!
ブースに立つときは、バイヤー用の注文書の持参もお忘れなく、です。
それでは、次は海外営業についてです!  

>4A-2 海外営業はできますか?